Humanitarian Issues: Learning to work as an emergency team

18 May, 2012
UNDAC training course participants setting up the On-Site Coordination Center (OSOCC) during the simulation exercise. Credit: OCHA
UNDAC training course participants setting up the On-Site Coordination Center (OSOCC) during the simulation exercise. Credit: OCHA

Just outside the village of Gollion in Switzerland, 37 emergency response specialists recently took part in a training exercise designed to give them the skills they will need when they are first on the scene of a major disaster.

The United Nations Disaster Assessment and Coordination (UNDAC) training course was held over 12 days at a Swiss civil protection training centre.

Since its creation in 1993, UNDAC has deployed more than 1,000 people to 200 emergencies in more than 100 countries. After completing this course, participants can potentially be deployed anywhere in the world at very short notice (12-48 hours) as part of an UNDAC team. During the critical first phase of a major disaster, these teams are asked to support Governments, UN agencies and partners by setting up strategic and operational coordination of all international relief efforts. They are often the first on the ground and their role is key in ensuring solid bases are put in place to support the response. “Every minute counts in an emergency and they need to be ready to work as a team as soon as they hit the ground,” says Steve Webster, one of the facilitators.

Sally Griffiths, the OCHA course manager, warns: “The course is very intense; we do not give the participants much time to rest, and they’ll be training until late in the evening every day, just like a real mission.”

During the twelve days, participants are led through the international humanitarian response system, learn about the complete cycle of an UNDAC team mission from preparedness to leaving the country, and will test their new skills in a 24-hour simulation exercise. From reporting, needs assessment, coordination techniques and negotiation.to stress management, map development and the use of GPS and satellite communications, the participants will go through the whole range of tasks they may have to perform as part of an UNDAC team.

The diversity of the participants reflects the variety of skills needed in the aftermath of a disaster: emergency services personnel, information management specialists, water and sanitation experts, and many more, representing countries, regional organizations, and UN agencies.

“It is very exciting to see how we can all learn from each other and bring a collective approach to a situation,” said Peter-Bastian Halberg, a crisis communications expert from Denmark. “This is what is unique in the UNDAC system: no other mechanism offers such a broad response.” 

Ted Pearn, who manages the simulation exercise and is a veteran UNDAC member with some 20 missions to his name, points out that, “In many emergencies, everybody in the area is affected, including Government officials – they themselves and their families are victims. The UNDAC team can then provide some breathing space, opportunities for the authorities to recover and lead the response. We do not take over but we support the government’s efforts.”

Facilitator Steve Webster organized and participated in the first UNDAC training 19 years ago.  “The concept of UNDAC and the people in it have had to evolve over the years. The international humanitarian response system is constantly changing. Exercises about the lessons we have learned allow us to refine the training, technology and skills to keep moving and address the new challenges and opportunities for UNDAC and its partners,” he says.

But he is quick to point out that UNDAC’s mission and rationale has not changed.

“The environment in emergencies is very complicated nowadays, and there are a lot of new organizations and individuals involved in the response. The need to coordinate is even greater now than it was in 1993,” Webster says.

 

12 jours pour  former une équipe d’urgence

37 spécialistes de la réponse d’urgence se sont récemment retrouvés pendant 12 jours au centre de la protection civile de Gollion, petit village suisse de la campagne vaudoise, pour participer à un cours d’initiation des équipes des Nations Unies pour l’évaluation et la coordination en cas de catastrophe (UNDAC).

Depuis sa création en 1993, UNDAC a déployé plus de mille personnes dans 200 situations d'urgences dans plus de 100 pays.  Une fois le cours terminé, les participants pourront désormais être envoyés en tant que membres UNDAC partout dans le monde et ceci dans un cours délai (12 à 48 heures). Ces équipes vont être amenées à soutenir des gouvernements, des agences de l’ONU et des partenaires durant la première phase critique de catastrophes majeures. Elles vont notamment mettre en place une coordination stratégique et opérationnelle des efforts de secours internationaux. Les équipes UNDAC sont souvent les premières sur le terrain et jouent un rôle clé en mettant en place des bases solides pour soutenir la réponse humanitaire.  “Chaque minute compte dans une urgence et ils doivent être prêts à travailler à la minute même où ils arrivent dans le pays,” précise Steve Webster,  un des facilitateurs du cours.

Sally Griffiths d’OCHA, le manager de la formation avertit: “Le cours est très intense; nous ne leur laissons pas beaucoup de temps pour se reposer et ils travaillent jusque tard dans la soirée et ceci tous les jours comme dans une vraie mission.”

Pendant les douze jours de formation, les participants vont être amenés à revoir le système international de réponse humanitaire, se familiariser avec le cycle complet d’une mission UNDAC - de la préparation à la sortie du pays - et pourront tester les nouvelles compétences acquises lors d’un exercice de simulation qui durera 24 heures.  De la rédaction de rapports à l’évaluation des besoins, des techniques de coordination et de négociation en passant par la gestion du stress, mais aussi l’élaboration de cartes, l’utilisation de GPS et de communication par satellite, les 37 participants passeront en revue le portfolio très complet des tâches qui les attendent quand ils seront envoyés en mission UNDAC .

La diversité des participants reflète la variété des compétences requises à la suite d’une catastrophe:  personnel des services d’urgences, spécialistes de la gestion de l’information, experts en eau et assainissement, et encore beaucoup d’autres corps de métiers représentant des pays, des organisations régionales et des agences des Nations Unies. Peter-Bastian Halberg, un expert de la communication de crise du Danemark, souligne, “C’est très intéressant de voir comment nous pouvons apprendre les uns des autres et amener une approche collective à une situation. C’est ce qui est unique avec le système UNDAC : aucun autre mécanisme n’offre une réponse si complète.” 

Ted Pearn, en charge de la simulation mais aussi un des vétérans d’UNDAC avec plus de 20 missions à son actif, souligne que, “dans beaucoup d’urgences, tout le monde est touché et cela inclut les officiels – leurs familles et eux-mêmes sont des victimes. L’équipe UNDAC peut à ce moment amener un peu de répit et donner la possibilité aux autorités de récupérer et de reprendre la gestion de la réponse. Nous ne remplaçons en aucun cas le gouvernement mais nous sommes là pour soutenir ses efforts.”

Steve Webster, un des facilitateurs, a organisé et participé au premier cours UDNAC il y a 19 ans. “Le concept d’UNDAC et des personnes qui le composent ont eu à évoluer durant les années. Le système international de la réponse humanitaire change constamment. L’examen des différents exercices sur les enseignements tirés nous ont permis d’affiner la formation. Les technologies et les compétences ne cessent de se développer et nous permettent d’adresser les nouveaux challenges mais représentent aussi de nouvelles opportunités pour UNDAC et ses partenaires,“ dit-il. Mais très rapidement il insiste aussi sur le fait que, « la mission principale et la raison même de l’existence des équipes UNDAC n’a pas changé. Les urgences auxquelles nous sommes confrontées aujourd’hui se situent dans des environnements extrêmement complexes, et il y a beaucoup de nouveaux acteurs impliqués dans la réponse. Le besoin de coordonner est donc encore plus marqué aujourd’hui qu’il ne l’était en 1993.”

 

Reporting by Vanessa Huguenin

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